Подготовка к участию в коммерческой выставке

Основной целью участия в выставке является привлечение новых клиентов, увеличение количества заказов и объема реализуемой продукции. Чтобы добиться нужного эффекта, необходимо точно спланировать свою работу. Минимальный срок подготовки составляет 3–4 месяца. При организации следует уделить внимание следующим пунктам.

План. Чтобы участие в выставке было эффективным, составляется план, в котором обязательно фиксируются основные детали будущего мероприятия. Подробно расписываются цели участия, сроки, место проведения выставки и временные рамки. Определяется, кто является ответственным лицом за оформление выставочного оборудования, организацию мелочей и доставку материалов на Roll up и Pop up стенды. В заключении указывается перечень бумаг, требующих подготовки и согласования: приглашения, документы на машины, билеты, пресс-релизы, листовки, визитные карточки.

Стенд. Это «лицо» Вашей компании, то, что замечает клиент в первую очередь. Выставочное оборудование  должно гармонично сочетать в себе все элементы: витрины, буклетницы, информационные и демонстрационные щиты, стойки ресепшен. Плазменная панель, на которую транслируется видео о компании, тоже должна соответствовать общему стилю. Важно, чтобы внутренний дизайн стенда, его архитектура и цветовое оформление сочетались друг с другом и фирменным стилем компании.

Персонал. Следует определиться, сколько сотрудников необходимо привлечь для работы на стенде. Нужно учесть, что на переговоры с одним посетителем уходит в среднем 15 минут. За день один менеджер приведет к 20–25 контактам, среди которых будут потенциальные клиенты. Их количество зависит от востребованности Вашего товара или услуги на рынке, качества работы персонала, а также совпадения целевой аудитории выставки с Вашей.

Маркетинг. Не стоит полагаться только на тех людей, которые будут находиться в выставочных зданиях. Чтобы повысить эффективность участия в мероприятии, целесообразно пригласить существующих и потенциальных клиентов. Для их привлечения можно выслать персональные приглашения. Делать массовую рассылку следует за 2–3 месяца до начала выставки. Письма должны быть краткими, сообщать о названии выставки, времени и месте ее проведения, о продукте и той пользе, которую посетители смогут получить от посещения Вашего стенда.

После каждой выставки составляется отчет, отражающий проблемы, которые возникли при подготовке, методы их решения и аспекты, на которые необходимо обратить внимание в будущем.